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—— 年会活动策划常用基本方案 ——

会前

一、策划方案

1.时间:年会前1-3个月

2.要求:根据公司情况,确定年会内容(总结会/表彰/表演/聚餐)、确定年会地点、确定会议日程等。

3.流程:起草年会方案--报审--召开通知。

二、预算编制

方案通过后编制年会预算。预算内容主要包含:奖金(奖励、抽奖)、住宿费、餐费(含酒水)、车费、场地费(含点心、花卉、横幅、其他装饰等)、材料费(证书、牌匾等)。

三、准备材料

1.会前两周完成奖品、奖杯、证书、签到笔薄、签到墙、横幅等购买和制作。

2.会前两周全部整理和审核工作汇报PPT。

3.会前两天确定会晚会议程并打印。

四、费用申请

申请颁奖奖金,及其他所有费用。

五、人员统计

会前一周完成:

1.统计参会人员、参与抽奖人员名单;

2.统计并安排参会人员住宿。

六、年会主持

1.会前三周确定会议、晚会主持人选。

2.要求晚会主持在开始前有不少于5次的排练。

七、场地验收

会前半个月验收场地,重点检查:

1.设备(网络、电脑、屏幕、话筒、灯光、音响效果、酒店内部人员协助等)。

2.舞台装饰、会场桌椅摆放等。

八、人员接待

年会当天,专人负责接送参会人员,安排就餐等。

九、其他

1.会前一周收集表演音乐

2.坐席安排

十、统筹协调

年会筹备组长2人负责协调各项工作的开展,督促工作按计划进行。

会中

1、统筹协调

年会筹备组长负责协调各项工作按计划进行,控制好晚会时间。专人负责全程录影、录像。

2、技术支持

电脑、音响、音乐操作及其他技术支持。

3、后勤支持

安排几人做后勤协助工作

4.茶水、点心及时供应;

5.麦克风传递;

6.灯光、场务(如表演期间负责通知表演人员、提醒发言人员控制发言时间等)控制;。

7.奖金、奖品、奖牌等的管理、发放;

8.礼仪小姐随时候场;

9.保持现场安全及清洁卫生;

10.保证就餐按时进行。

会后

1、费用结算

年会费用汇总结算。

2、安排返程

安排其他单位人员返程事宜。

3、场地清洁

清洁年会场地

4、资料收集

A.录像剪辑、相片汇总成册;

B.整理会议纪要;

C.编制跟踪表,跟踪年会提出的项目。

5、费用结算

年会费用汇总结算。

6、后续宣传

通过各种媒介(公告栏、网站、内刊等)宣传年会相关报道。

7、会后总结

及时召开总结会,总结年会筹办过程中的优点与不足,作为今后年会筹办的借鉴。

    整个年会筹办流程中,重中之重是做好会前工作,会中落实、协调,会后及时总结。为了明确责任到人,保证年会各项工作按计划进行,建议制作一份详细的节点控制表。
    大部分企业可以找活动策划公司来协助年会的举办,效果会好很多,不光是省心,重要是体现在舞台灯光音响的舞美及外请专业节目表演,所以把企业员工的气氛和热情调动起来。有预算的大公司还可以请二三线明星或者模仿大咖及本地知名艺人、主持来协助把每年年会做一个意义非凡的团年晚会。



 

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